Tarkistetaan asiakkaan tiedot projektin alussa, esim. briiffipalaverissa.
Kirjataan asiakkaan aktiviteetteihin (Asiakas > Yhteystiedot > Aktiviteetit > Lisää tehtävä), milloin tiedot on tarkistettu viimeksi. Valitse tehtävätyypiksi Tehtävä ja merkitse se valmiiksi. (ks. kuva)
Muista kysyä laskutusosoite ja mahdollinen viitetieto laskuun!
Projektilta löydyttävät tiedot:
Myynti-välilehti
- Projektin nimi
- Projektin kuvaus lyhyesti tai muuta tietoa
- Projektipäällikkö
- Tila > Tilaus
- Odotettu myynnin arvo
- Tarjous linkitettynä Better Proposalista
Projektisuunnitelma-välilehti
- Projektin vaiheet sekä tekijät lisättyinä vaiheille sekä kuhunkin vaiheeseen varattu tuntimäärä
- Tarkista ettei tuntimäärä ylitä myytyä arvoa suhteessa tunteihin
Taloustiedot-välilehti
- Tarkista, että asiakkaan/projektin tuntihinta on oikein
- Taloustiedot-välilehdeltä löytyy kaikki maksuerät ja alihankinta- ym. kulut
- Täydennä laskutusennusteet kuukausittain. Päivitä ennuste -painikkeella ennusteet sijoittuu automaattisesti, joita voi muokata myös käsin. (Sarake: Laskutus > Ennuste)
- Taloustiedot-välilehdeltä näkee myös kaikki projektille luodut laskut.
Projektin asetukset-välilehti
- Yksikkö (brändin kehittäminen, sisällöntuotanto, suunnittelu, valo- ja videokuvaus, verkkosivut- ja kaupat, WP ylläpito)
- Jos projekti on myyty:
- Kiinteällä hinnalla, valitse Projektin asetukset välilehdeltä avainsanaksi KIINTEÄ HINTA
- Tuntihinnalla, valitse Projektin asetukset välilehdeltä avainsanaksi TUNTITYÖ
- Jos asiakas tarvitsee laskulle viitetiedon, lisää se Projektin asetukset välilehdeltä VIITTEENNE -kohtaan.
Projektitemplaten tuominen
Projektipohjia voi tallentaa templateilla, jolloin projekteja ei tarvitse aina luoda tyhjästä.
Nämä päivitettävä!
ISOT KOKONAISUUDET
- Tuo valmis projektipohja projektin luonnin jälkeen Käytä projektipohjaa -painikkeella. Templatet on tallennettu Visual Friday -asiakkaan alle.
- Kirjoita kenttään template ja valitse oikea projekti-template.
- Älä valitse projektissa mukana olevia tekijöitä vielä tässä vaiheessa.
- Toiminto tuo kaikki vaiheet valmiiksi projektille. (Oletuksena määritetty avainsana Kiinteä hinta)
- Liitä projektiin oikeat tekijät vasta tässä vaiheessa, ja laita ruksi kohtaan Lisää uudet jäsenet kaikille vaiheille.
- Voit muokata vaiheita tämän jälkeen
- Projektipäällikkö täydentää maksuerät
PIENET PROJEKTIT
Kiinteällä hinnalla myydyt: Pikkuprojekti Kiinteä hinta template
Tuntityönä tehtävät: Pikkuprojekti Tuntityö template
Vaihda projektille oikea nimi ja muokkaa vaiheita tarvittaessa.
Tai voit lisätä projektin manuaalisesti
Lisää tarvittavat vaiheet (esim. Projektinhallinta, Suunnittelu yms.)
Ylimeneville tunneille oma vaihe, jos myyty kiinteällä hinnalla.
Muista merkitä avainsana tässä tapauksessa, Kiinteä tai Tunti!
Huom! Jokainen seuraa omia projekteja ja niiden vaiheita säännöllisesti, etteivät jää roikkumaan avoimeksi.
Muista merkitä myös projektin vaiheita valmiiksi, koska niihin voi olla liitetty maksueriä, jotka eivät aktivoidu muuten.