Tiedostojen tallentaminen
Asiakkaiden tiedostoja ja henkilötietoja saa tallentaa Dropboxin lisäksi vain omalle tietokoneelle sekä yrityksen tarjoamalle kovalevylle, sekä yrityksen käytössä oleviin järjestelmiin. Pääasiassa työskennellään kuitenkin suoraan Dropboxiin.
Tarpeettomat tiedostot poistetaan koneelta ja tallennusvälineistä, kun ne on löydettävissä Dropboxista.
Salasanat
Jokaisen tietokoneissa, ohjelmissa sekä SaaS-palveluissa on käytössä vahva salasana, jota ei ole saatettu kenenkään muun tietoon. Samaa salasanaa ei käytetä useassa palvelussa, vaan jokaiseen palveluun luodaan uusi vahva salasana.
Mikäli vahva 2-vaiheinen tunnistautuminen on käytettävissä, otetaan se käyttöön.
Salasanoja ei tallenneta muualle kuin 1PassWordiin.
Päivitykset
Jokainen huolehtii, että tietokoneen päivitykset ovat ajan tasalla. Mikäli uusia tietoturvapäivityksiä tulee saataville, ne päivitetään mahdollisimman pian. Jokaisella on käytössä koneen automaattiset päivitykset.
Ohje automaattisten päivitysten käyttöönottoon:
Järjestelmäasetukset > Ohjelmiston päivitys > Ruksi kohtaan “Pidä Mac automaattisesti ajan tasalla”
Sekä Lisävalinnat >
Mikäli Chrome -selain ilmoittaa päivityksistä, ne päivitetään mahdollisimman pian.
Clean My Mac + Malware
Jokaisella on käynnissä Clean My Mac -sovellus, ja siinä päällä Real-time malware monitor.
Varmista myös, että Clean My Macista on aktivoitu maksullinen versio.
Kun Clean My Mac on aktiivinen, klikkaa näytön vasemmasta ylälaidasta Clean My Mac > Activation info. Expiration Date kohdassa pitäisi lukea: Never
Työkoneen käyttö
Yrityksen tietokoneita ja ohjelmia ei saa käyttää muussa yritystoiminnassa kuin Visual Fridayn toiminnassa. Yrityksen tietokonetta ei saa lainata yrityksen ulkopuolisille henkilöille, eikä konetta saa säilyttää autossa.
Salassapito
Työntekijöillä on ehdoton salassapitovelvollisuus kaikista työssään tietoonsa saamista asioista, jotka liittyvät Visual Fridayhin ja Visual Fridayn asiakkaisiin. On syytä olla tietoinen siitä, että asiakkaamme voi vaatia meiltä vahingonkorvausta, jos kauttamme leviää asiakkaan salaisena pitämiä tietoja.
Koska nämä asiat on saatettu jokaisen työntekijän tietoon sekä kirjataan henkilöstökäsikirjaan se tarkoittaa, ettei kukaan voi perustella tietovuotoja tietämättömyydellä.