Sisäinen viestintä
Joka maanantai pidämme klo 8:45-10 koko henkilöstön viikkopalaverin toimistolla, jossa käymme läpi sprintit ja ajankohtaiset asiat. Joka kuukauden ensimmäisenä maanantaina pidämme viikkopalaverin yhteydessä yhteisen kk-aamiaisen, jota koordinoi virkistystiimi. Maanantaisin on suositeltavaa olla livenä toimistolla. Muita sisäisiä palavereita ovat esim. omaa markkinointia koskevat palaveri, kehityspäivät.
Sisäisen viestinnän välineinä käytämme ensisijaisesti Workplacea. Sisäisten sähköpostiviestien lähettely pyritään pitämään minimissään. Sisäisen viestinnän sujumisessa vastuu on jokaisella. Pyrimme varmistamaan sisäisen viestinnän sujumisen kannustamalla kaikkia sitä edistämään. Se on meidän kaikkien yhteinen etu.
Käytäthän sisäisen viestinnän välineitä alla esitellyllä tavalla:
Workplace:
Käytämme Workplacen chattia reaaliaikaiseen viestintään ja selaimessa toimivia projekti- ja aihepiirikohtaisia tauluja pysyvien infojen jakamiseen.
Kanavat
- Myynti: Keskustelua liittyen myyntivaiheessa oleviin projekteihin. Tänne voi myös vinkata mahdollisia liidejä.
- Vapaa sana: Kaikki yleinen ja yhteinen keskustelu sekä kehittäminen.
- Poissaolot: Täällä voi huikata jos on keskellä päivää oma meno, tai esim. sairastumisen
- Oma markkinointi: Visual Fridayn omaan markkinointiin liittyvät keskustelut ja työt.
- Työhyvinvointi ja Mustat hevoset tiedottaa: Tyhy-toimintaan liittyvät tiedotukset
- Verkkosivut: Keskustelua verkkosivutoteutuksista yleisesti. Parhaat käytännöt, kysymykset ja vastaukset.
- Valokuvaus: Valokuvaukseen liittyvät keskustelut ja ohjeet
- Onnistumiset: Tänne voi jokainen meistä nostaa esille omia tai toisen onnistumisia.
- Jumissa: Jos olet jumissa jonkun asian suhteen, huutele apuja täällä.
- Tiedotus: Visual Friday tiedottaa täällä
- Projektit / Asiakkaan nimi: Asiakasprojekteihin liittyvä keskustelu. Jokaiselle asiakkaalle on oma kanava.
Google Meet:
Käytämme Google Meetiä sisäisiin ja asiakaspalavereihin. Käytämme Google Meetiä etäaikaan:
- Viikkopalavereihin (tähän jokaisen kalenterissa toistuva kalenterikutsu ja kestolinkki)
- Viikkokahveihin TI ja TO klo 14
- Palavereihin asiakkaiden kanssa projektin edetessä, kuten aloituspalaveri, tehdyn työn esittelypalaveri ja käyttökoulutus.
Trello:
Käytämme Trelloa asiakasprojektien johtamisen ja viestinnän tehostamiseen asiakkaiden ja suunnittelutiimin välillä. Projektin alkaessa projektinjohtaja luo taulun asiakasta ja projektia varten, listaa työvaiheet ja kutsuu suunnittelutiimin ja asiakkaan yhteyshenkilöt käyttämään ko. taulua. Trello-taulun päivittäminen on projektinjohtajan vastuulla, mutta myös suunnittelutiimi lisää vaiheiden edetessä materiaaleja ja linkkejä asiakkaan nähtäväksi.
Severa:
Severasta löytyy jokaisen asiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot sekä tiedot projekteista, tarjouksista ja kuinka monta tuntia kullekin työlle on varattu aikaa.