Dropboxiin tallennetaan kaikki yrityksen sekä projektien kannalta tärkeä materiaali. Tänne lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa tai tiimejä. Tärkeää on huolehtia oikeasta kansiorakenteesta, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä.
/asiakkaat/asiakkaan nimi/projektinro Severasta_projektin_nimi
Työskentely tapahtuu suoraan Dropboxiin. Tiedostot/kansiot ladataan offline tilaan, kun projektia aletaan työstää. Kun työ on valmis, laitetaan tiedostot Online only tilaan, joten ne ei vie tilaa koneelta.
Huom! Tiedostoja ei siirretä pois Dropboxista ja sinne takaisin.
Tiedostojen jakaminen asiakkaalle
Tiedostot jaetaan asiakkaalle nähtäville/ladattavaksi Finderista painamalla tiedoston/kansion päällä hiiren oikeaa painiketta > Copy Dropbox link
tai
selaimella tiedoston tai kansion perästä Who can access-kohdasta Copy link
Dropbox toimii selaimella sekä sovelluksella tietokoneella. Varmistathan että päivän päätteeksi Dropbox sovellus on käynnissä, jotta Dropboxiin synkkautuu uusin versio tiedostoista.
Tekstieditorina käytetään Google Docsin sijaan Dropbox Paperia. Tällöin asiakas pääsee helpommin muokkaamaan dokumenttia. Asiakkaan täytyy luoda myös Dropbox tili jotta pääsee muokkaamaan, mutta ei tarvitse Google tiliä, ellei hänelle jaeta Google Sheetsejä.
Oma kansio
Jokaisella on myös käytössään oma kansio Dropboxissa, joka ei synkkaudu muille. Kansio on Dropboxin juuressa nimelläsi.
Aineiston pyytäminen asiakkaalta (File request)
Voit luoda File request linkin, jonne asiakas voi suoraan ladata materiaaleja.
- Luo ensin asiakkaan alle kansio, esim. aineistolataukset
- Klikkaa Finderissa tuon kansion päällä hiiren oikeaa painiketta ja valitse Request files…
tai mene Dropboxiin selaimella ja valitse File Requests > New Request - File request sivu avautuu selaimessa.
- Syötä Titleen jokin otsikko asiakasta varten sekä mahdollinen kuvaus
- Valitse äsken luomasi kansio kohtaan Folder for uploaded files
- Klikkaa Create
- Älä syötä asiakkaan sähköpostiosoitetta seuraavassa vaiheessa!
Vaan kopioi linkki alapuolelta, ja toimita se asiakkaalle sähköpostitse.
Google Docs (Sheets) ja Dropbox Paper
Pyritään käyttämään tekstidokumenttina Dropbox Paperia, tällöin asiakas pääsee helpommin muokkaamaan sitä.
Google Docsit (Docs, Sheets) ja Dropbox Paper avautuu vain selaimella.
Huom! Älä tallenna dokumentteja Google Driveen! Drive ei ole käytössä Visual Fridaylla!
Word tai Excelin siirto Dropboxiin
Jos haluat avata dokumentin Dropboxissa, siirrä tiedostot ensin Dropboxiin. Selaimen kautta avaamalla ko. tiedosto, avautuu se Google Docseissa, mutta sijaitsee edelleen Dropboxissa.
Uuden docsin luonti selaimella (Dropbox Paper)
Klikkaa Create > Document > Dropbox Paper
Uuden docsin luonti selaimella (Google Sheets)
Klikkaa Create > Spreadsheet > Google Sheet